aLogis offre il servizio di Conservazione Sostitutiva dei documenti che conferisce valore legale ai documenti digitalizzati e che consente la conservazione in modalità digitale di qualsiasi documento informatico come previsto dalla normativa vigente (art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017).

Conservazione sostitutiva significa conferire ai documenti digitali la stessa valenza civica e fiscale dei documenti originali cartacei. Il processo di conservazione avviene con una procedura informatica che “blocca” la forma, il contenuto e la data del documento tramite la firma digitale e la marca temporale, è la modalità obbligatoria di conservazione, che permette di gestire nel tempo tutti i documenti che devono essere tenuti obbligatoriamente per legge, come ad esempio:

• documenti contabili quali libro giornale, registri iva, giornale di magazzino, mastrini, libri cespiti ecc.
• fatture elettroniche clienti e fornitori
• documenti del personale quali lettere assunzioni, libro presenze, cud, dm10, 770
• documenti amministrativi quali contratti, ordini, ddt ecc.
• documenti della pubblica amministrazione
• documenti di qualsiasi genere e tipo

e che consente l’eliminazione del documento cartaceo, con una miglior gestione della consultazione e dello spazio fisico di un archivio, che viene sostituito con un archivio digitale.

I documenti vengono digitalizzati, inviati al processo di conservazione dove vengono “marcati” (con data e orario per certificare l’esistenza ad una data certa), firmati digitalmente e conservati su server dedicati e certificati aventi caratteristiche tecniche di sicurezza (come previsto dalla legge) per la conservazione digitale e per avere valenza fiscale, e possono essere scaricati e consultati, online in autonomia sulla propria area web riservata.